Bezpieczeństwo w kancelariach prawnych – praktyczne rozwiązania, które warto znać

bezpieczeństwo w kancelariach prawnych

Prawnicy, jako osoby zaufania publicznego, powinni przykładać szczególną wagę do kwestii bezpieczeństwa. Tym bardziej, że charakter ich pracy wiąże się z przetwarzaniem znacznej ilości danych, w tym informacji poufnych.

Zaniedbania w tym zakresie to problem nie tylko klientów kancelarii, których dane, również wrażliwe, mogą dostać się w niepowołane ręce. To przede wszystkim problem dla samej kancelarii. Z jednej strony to utrata bezcennego w tym zawodzie zaufania klientów i uzyskanie złej opinii w branży, a z drugiej – narażenie się na odpowiedzialność karną, cywilną i dyscyplinarną. Dlatego też dbałość o bezpieczeństwo leży w tym wypadku przede wszystkim w interesie adwokatów, notariuszy, radców prawnych i komorników.

Nie tylko bezpieczeństwo IT

Rozwój technologii, digitalizacja oraz powszechne wykorzystanie komputerów i urządzeń mobilnych sprawia, że duży nacisk kładzie się na zachowanie bezpieczeństwa w sektorze IT. Stąd szyfrowanie danych, wprowadzanie zaawansowanych rozwiązań chmurowych, tworzenie kopii zapasowych, ustalanie skomplikowanych haseł, wieloetapowe uwierzytelnianie itp. Oczywiście jest to słuszne i niezbędne, ale skupiając się na danych cyfrowych łatwo zapomnieć o fizycznym bezpieczeństwie dokumentów i całej kancelarii. Tymczasem skopiowanie i rozpowszechnienie niejawnych dokumentów papierowych przez osoby trzecie mające do nich dostęp jest dziś niezwykle proste – wystarczy zwykły smartfon z dostępem do internetu. Do tego dochodzi realne zagrożenie kradzieżą, zniszczeniem lub zagubieniem dokumentów czy też nośników danych. Dlatego właściwe przechowywanie dokumentów i innych wartościowych przedmiotów w kancelarii prawnej powinno być jej priorytetem.

Sprawdź również: Sejfy na nośniki danych. Zbędny wydatek?

Bezpieczne miejsce – sejfy i szafy pancerne

Producenci sejfów, tacy jak Hartmann Tresore, posiadają rozwiązania, które bez trudu można dopasować do indywidualnych potrzeb. Od sejfów meblowych przez szafy pancerne i klasyczne sejfy ścienne i sejfy podłogowe po pomieszczenia sejfowe. Nie brakuje też specjalistycznych rozwiązań, takich jak sejfy dedykowane do przechowywania znacznej ilości segregatorów czy sejfy na nośniki danych.

Bezpieczne miejsce, w postaci sejfu, szafy pancernej lub innego analogicznego rozwiązania, przydaje się też do przechowywania sprzętu elektronicznego, w tym służbowych laptopów, kluczy do kancelarii, pieczęci, gotówki czy dokumentów związanych z prowadzeniem firmy. W zależności od potrzeb, można wybrać standardowe rozwiązania lub szafy i sejfy o podwyższonej normie bezpieczeństwa. Te ostatnie sprawdzą się w przypadkach kancelarii tajnych, o których mowa w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych. To właśnie w tym rozporządzeniu wprowadza się obowiązek przechowywania dokumentów w szafach stalowych. Ponadto przepisy rozróżniają dokumenty na poufne, tajne i ściśle tajne, oznaczone odpowiednio literami A, B, C. W ich przypadku klasa bezpieczeństwa szafy pancernej lub sejfu powinna być dopasowana do przechowywania określonego rodzaju dokumentów. Jednak nawet nie mając do czynienia z dokumentami oznaczonymi klauzulą poufności, warto pomyśleć o bezpiecznym przechowywaniu. Tym bardziej, że zastosowane rozwiązania konstrukcyjne w certyfikowanych sejfach chronią przed większością zagrożeń – od włamania po pożar.

sejf-hartmann-tresore
Sejf Hartmann Tresore

Bezpieczne przechowywanie

Wybór sprawdzonego sposobu na przechowywanie jest szczególnie ważny dla notariuszy, do obowiązków których należy usługa przechowywania dokumentów i innych wartościowych rzeczy. Klienci, którzy chcą zdeponować papiery wartościowe czy też cyfrowe nośniki danych u notariusza, muszą mieć gwarancję bezpieczeństwa. Posiadanie własnego sejfu w kancelarii, zapewniającego odpowiednie warunki zabezpieczające przed zniszczeniem lub kradzieżą, jest dużo wygodniejsze niż korzystanie ze skrytki bankowej.

*

Wprowadzenie skutecznych działań w zakresie IT, zapewnienie fizycznej ochrony dokumentów oraz wartościowych przedmiotów, a także wybór optymalnego ubezpieczenia sprawiają, że kancelaria może się cieszyć bezpieczeństwem. Do tego bez trudu spełni wymagania stawiane przez przepisy prawa i obowiązujące wytyczne. Troska o klientów, ale też o własne interesy (dzięki kompleksowemu podejściu do bezpieczeństwa) jest dla kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych czy też komorniczych najlepszym wyjściem. 

Nie wiesz, jaki sejf będzie odpowiedni dla Ciebie? Otwórz wyszukiwarkę sejfów i znajdź model dopasowany do Twoich indywidualnych potrzeb.