Depozytory kluczy – kiedy warto je kupić?

depozytory kluczy

W wielu przedsiębiorstwach w obiegu jest duża ilość kluczy do pomieszczeń, skrytek czy floty samochodowej. Skuteczne zarządzanie nimi i ich bezpieczne przechowywanie ma tam szczególnie duże znaczenie. Chodzi nie tylko o porządek i oszczędność czasu, ale także spełnienie wszelkich koniecznych norm. W tym celu najlepiej wyposażyć firmę w automatyczny depozytor kluczy.

Elektroniczny system zarządzania kluczami

Nawet najbardziej uporządkowana organizacja może mieć duży problem, gdy musi zarządzać znacznymi ilościami kluczy. Ryzyko błędu i ich zgubienia wzrasta bowiem wraz ze skalą działania i liczebnością zatrudnionych pracowników. Dlatego też coraz więcej przedsiębiorstw prywatnych, instytucji państwowych i urzędów inwestuje w automatyczne depozytory wyposażone w elektroniczne systemy zarządzania. Ułatwiają one wydawanie, deponowanie i przechowywanie kluczy oraz umożliwiają szczegółowe raportowanie i śledzenie historii ich pobrania. Jest to nie tylko duże ułatwienie i usprawnienie, ale także gwarancja bezpieczeństwa. Warto zatem dowiedzieć się, na jakiej zasadzie działają depozytory.

Depozytor na klucze Hartmann Tresore
Depozytor na klucze Hartmann Tresore

Po pierwsze: wygoda i bezpieczeństwo

Klucze znajdują się w stalowej szafie podłączonej do sieci lokalnej (Ethernet) i alarmu. Każdy z nich znajduje się w określonym, wyznaczonym dla niego gnieździe wyposażonym w system blokowania. Dzięki temu żadna osoba nieuprawniona nie będzie mogła pobrać kluczy. Ma to szczególne znaczenie w organizacjach, gdzie dostęp do nich powinny mieć tylko wybrane osoby i istnieje duże ryzyko włamania. W przypadku takiej próby zamek elektromagnetyczny wyposażony w czujnik otwarcia załącza alarm. Ponadto każdy klucz lub pęk połączony jest trwale z brelokiem, który umożliwia dokowanie w gnieździe. Dodatkowym zabezpieczeniem jest także plomba łącząca klucze i breloki, której zerwanie umożliwiają tylko specjalne narzędzia. Do ich pobrania z depozytora uprawnione są wybrane osoby, które system identyfikuje przy pomocy karty zbliżeniowej lub kodu PIN. Po poprawnej autoryzacji pracownik może zabrać klucze, ale wyłącznie te, które są do niego przypisane. Inne nie będą dla niego dostępne. Podobnie działa ich deponowanie.

Raportowanie, czyli pełna kontrola

Co ważne, do każdego klucza przypisana jest również historia, którą zapamiętuje system. Ich pobranie czy zdeponowanie jest bowiem raportowane. Rejestrowane są takie informacje, jak: który użytkownik, o której godzinie i jaki klucz wziął, a później zdał. System rozsyła raporty i alerty np. w formie sms-a, a depozytor umożliwia podgląd takiej historii i informuje, jakie klucze aktualnie się w nim znajdują. Wszystko dzieje się w pełni automatycznie i bez udziału osób trzecich. Możliwa jest zatem pełna kontrola nad obiegiem kluczy i nadawanie poszczególnym osobom w firmie zróżnicowanych uprawnień. Istotną zaletą depozytorów jest również ich modułowa konstrukcja i możliwość rozbudowy oraz umieszczenia np.: w sejfach czy pomieszczeniach skarbcowych. Dodatkowo system może zostać wyposażony w skrytki z różnym wyposażeniem, np.: w ładowarkę USB czy wagę. Dzięki temu jest to nie tylko wygodne, ale również uniwersalne rozwiązanie, które gwarantuje porządek, wygodę i bezpieczeństwo w firmie.

Inwestycja, która się zwraca

W większości firm i w urzędach kluczami zarządza portier, który często na nieczytelny podpis wydaje klucz. Może to generować poważne koszty, takie jak:

  • wymiana zamka w przypadku zgubienia klucza,
  • dorobienie klucza przez pracownika
  • wykradzenie przedmiotów, danych osobowych.

    Zarządzanie kluczami z PDE (Portable Electronic Device)
    Zarządzanie kluczami z PDE (Portable Electronic Device)

Dzięki depozytorom nie tylko eliminujemy koszty związane z zatrudnianiem osoby, której jedynym zadaniem jest wydawanie kluczy, ale co o wiele ważniejsze – ryzyko, jakie wiąże się z czynnikiem ludzkim, że dany klucz celowo lub przypadkiem trafi do nieupoważnionej osoby.

Depozytory i kontrola dostępu

Warto wspomnieć, że dziś co raz częściej w firmach stosuje się kontrolę dostępu opartą na plastikowych kartach. Nowoczesne depozytory umożliwiają nie tylko przechowywanie kluczy, ale także kart lub łączenie wielu funkcji, takich jak przechowywanie kluczy samochodowych z dokumentami, przechowywanie kluczy do pomieszczeń, a także przechowywanie kart zbliżeniowych.

Depozytory, biometria i alkomat

Depozytory mogą być wyposażone w rozbudowany system identyfikacji użytkownika polegający nie tylko na standardowych metodach takich jak PIN, czy karta zbliżeniowa. Coraz częściej stosowana jest kontrola biometryczna, taka jak np. odczyt linii papilarnych, czy rozpoznawanie twarzy użytkownika. W przypadku kluczy samochodowych depozytor można wyposażyć także w alkotest.

W celu podniesienia poziomu bezpieczeństwa na wyższy poziom lub dostępu do szczególnie ważnych pomieszczeń rekomendujemy specjalne wykonanie depozytora zabudowanego w klasowym sejfie, dostępnym dla pracowników jedynie w ściśle określonych godzinach.

Sprawdź: Sejfy na Klucze w Hartmann Tresore