Przepisy dotyczące RODO wiążą się z kilkoma kluczowymi kwestiami, które są istotne dla zapewnienia zgodności z regulacjami dotyczącymi danych osobowych. Należy określić m.in. cel zbierania danych, okres ich retencji, a także zapewnić im należyte bezpieczeństwo. Dotyczy to zarówno dokumentów w postaci cyfrowej, jak i fizycznej. Jak należycie zadbać o dane klientów zgromadzone w formie papierowej?
Czym jest RODO?
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), to zbiór przepisów, które dotyczą zasad gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. Inicjatorem regulacji jest Unia Europejska, której celem jest ochrona prywatności i dóbr osobistych każdej osoby poprzez regulacje dotyczące danych osobowych.
Rozporządzenie zobowiązuje firmy do przystosowania się do nowych wymogów, zarówno formalnych, jak i praktycznych. Choć RODO obowiązuje od kilku lat, to nadal pojawiają się trudności w przedsiębiorstwach z ich wdrożeniem. Przedsiębiorcy w obawie przed wysokimi karami finansowymi starają się możliwie najlepiej spełnić nakładane na nich obowiązki. W związku z tym stale poszukują najlepszych praktyk i rozwiązań zapewniających zgodność z tymi przepisami.
Obowiązki dotyczące RODO
Przepisy RODO stawiają konsumenta na pierwszym miejscu. Oznacza to, że zapewniają mu wyższe prawa i ochronę w relacjach z przedsiębiorcą. Dzięki temu konsumenci mają prawo do informacji dotyczących gromadzenia, przetwarzania i przechowywania ich danych osobowych. Jest to jednocześnie główny cel RODO, czyli zapewnienie informacyjnego charakteru wobec osób, których dane dotyczą.
Firmy, które chcą działać zgodnie z prawem, muszą stworzyć odpowiednią dokumentację, w której określą zasady zbierania, przetwarzania i przechowywania danych klientów. Co więcej, powinien być wyznaczony także administrator i inspektor ochrony danych, którzy będą monitorować prawidłowy obrót wrażliwymi informacjami w firmie.
W praktyce RODO wymaga zastosowania odpowiednich zabezpieczeń, aby chronić dane klientów przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Mogą to być systemy informatyczne, specjalnie zabezpieczone pomieszczenia czy specjalistyczne rozwiązania meblowe do przechowywania danych osobowych.
Dostosowanie się do zasad RODO to nie tylko przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, ale przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa danych, przejrzystości i jawności w procesie ich wykorzystania.
Kluczowe obowiązki RODO w przedsiębiorstwie obejmują informowanie o ewentualnym wycieku danych w ciągu 72 godzin, prowadzenie rejestru obejmującego rodzaj danych, cel i sposób przetwarzania, a także należyte dokumentowanie przetwarzania danych osobowych.
Jak zabezpieczyć fizyczne dokumenty w firmie?
Bezpieczeństwo danych klientów jest bardzo ważne, a każdy ich wyciek może skutkować nałożeniem kar i utratą zaufania przez kupujących i partnerów biznesowych. W związku z tym należy zadbać o miejsce przechowywania danych wrażliwych. Dobrym miejscem na tego rodzaju dokumenty będzie szafa pancerna.
Sejf a RODO
Wybór schowka ma duży wpływ na bezpieczeństwo danych. Wiele sejfów to atrapy, do których otwarcia wystarczy śrubokręt. Jeśli zależy Ci na realnej ochronie, warto rozważyć sejfy w klasie odporności na włamania od S1 (norma PN-EN14450). Niemniej na rynku dostępne są modele do VIII klas (norma PN-EN 1143-1 lub PN-EN 1143-2), które ciężko sforsować nawet przy użyciu elektronarzędzi. W związku z tym wybór rodzaju sejfu bezpośrednio przekłada się na poziom zabezpieczenia danych.
Jak przechowywać dane?
Ochrona danych osobowych jest istotna w kontekście obowiązującego prawa, ale także dla osób, które powierzyły informacje o sobie, Twojej firmie. Zastanów się, ile dokumentów w firmie powinno być przechowywanych w specjalnych warunkach. Na tej podstawie będziesz w stanie oszacować wielkość sejfu. Jest to o tyle istotne, aby wybrać model, który zapewni komfortowe użytkowanie. Odpowiednio duża przestrzeń z podziałem na półki ułatwi przechowywanie segregatorów.
Atesty w sejfach
Na rynku dostępne są modele, które mają atesty potwierdzające, że sejf jest w stanie zabezpieczyć zawartość przed ogniem lub zalaniem. Jest to szczególnie ważne, jeśli przechowujesz dane w formie papierowej lub na zewnętrznych nośnikach cyfrowych (dyski twarde, pamięci przenośne). Ewentualne uszkodzenie może wiązać się z różnymi nieprzyjemnościami (prawnymi i wizerunkowymi), których zdecydowanie lepiej unikać.
Sejf zabezpieczy dane Twoich klientów
Solidna konstrukcja o odpowiednich rozmiarach i dopasowanej klasie bezpieczeństwa zabezpieczy dane Twoich klientów. Co więcej, możesz także w nim przechowywać inne istotne informacje dla swojej firmy. Taka „kopia zapasowa” może przydać się w przypadku utraty danych (kradzież fizyczna sprzętu, atak hakerski, błąd pracownika – przypadkowe usunięcie). Sejf może być realnym i solidnym uzupełnieniem dla cyfrowej ochrony danych. Dzięki temu zabezpieczysz dane klientów zgodnie z RODO, a dodatkowo ważne informacje z punktu widzenia Twojej firmy.