Ważne dokumenty – gdzie najbezpieczniej je przechowywać?

Ważne dokumenty – gdzie najbezpieczniej je przechowywać?

Problem bezpieczeństwa danych to nie tylko problem banków czy firm, ale również każdego z nas. Choć często nie zdajemy sobie z tego sprawy, w każdym domu znajdzie się przynajmniej kilkadziesiąt dokumentów, które zawierają wrażliwe dane i powinny być dobrze zabezpieczone.

Często słyszymy o wycieku danych osobowych bądź wyłudzeniu kredytu na czyjeś nazwisko, a nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele dokumentów, które posiadamy w domu, takie nasze dane zawiera i – w razie dostania się ich w niepowołane ręce – możemy stać się adresatem niemałych kłopotów. Poza tym, każdego roku gromadzimy niewielki stosik ważnych dokumentów, które z różnych powodów powinniśmy przechowywać przez jakiś czas. Takie ważne dokumenty to między innymi:

  • akty urodzenia, ślubu, rozwodu, dokumenty adopcyjne,
  • paszport,
  • umowy pożyczki, umowy kredytowe,
  • polisy ubezpieczeniowe,
  • umowy o pracę, zlecenie,
  • karty gwarancyjne i paragony za zakup,
  • polisy mieszkaniowe, OC i inne ubezpieczenia,
  • dokumenty podatkowe (PITy).
Szafa na dokumenty Hartmann Tresore w przestrzeni biurowej
Sejf na dokumenty Hartmann Tresore w przestrzeni biurowej

Warto posiadać je pod ręką, ale jednocześnie nie powinny być dostępne dla każdego domownika, a już na pewno poza zasięgiem kolegów, sąsiadów czy pracownika, którego zamówiliśmy do usunięcia usterki.

Czy warto przechowywać ważne dokumenty w sejfie?

Wszystkie ważne dokumenty warto przechowywać w sposób zabezpieczony – zarówno przed kradzieżą, jak i zniszczeniem. Najlepiej nadaje się do tego sejf. Dlaczego? Bo żadna inna metoda nie zabezpieczy dokumentów jednocześnie przed działaniem natury (pożar, powódź) i osób trzecich (kradzież, skopiowanie). Taki domowy sejf to wydatek rzędu kilkuset do kilku tysięcy złotych (w zależności od rodzaju zamka, klasy zabezpieczeń i innych dodatkowych parametrów), ale nasz spokój i bezpieczeństwo są bezcenne.

Sejfy na dokumenty w Hartmann Tresore

Sejf antywłamaniowy Hartmann Tresore
Szafa na dokumenty Hartmann Tresore

Bezpieczne oryginały dokumentów tylko w sejfie

Sejf to nie tylko zabezpieczenie dokumentów na wypadek kradzieży, ale dzięki temu, że jest niepalny i trwały, chroni również dokumenty przed uszkodzeniami mechanicznymi. Oczywiście, w chmurze czy na dysku zabezpieczonego komputera możemy trzymać skany naszych dokumentów, ale najważniejsze są oryginały – a te w razie pożaru czy zalania mogą zginąć bezpowrotnie. Przechowywanie oryginałów dokumentów w sejfie nie pozwala również na to, by dostały się przypadkowo w niepowołane ręce (np. rączki naszych najmłodszych, które chętnie zrobią z ważnej polisy… kolorowankę).

Dla pewności i bezpieczeństwa – kopia dokumentów

Choć w sejfie oryginały dokumentów będą bezpieczne, to zawsze warto również zrobić kopie najważniejszych dokumentów. Nie będą one wprawdzie w większości mogły służyć jako zamiennik oryginału (chyba, że poświadczymy je notarialnie), ale dzięki posiadaniu np. numerów polisy, będzie je łatwiej odtworzyć. Kopii dokumentów lepiej nie trzymać w sejfie razem z oryginałami. Można je np. umieścić w skrytce bankowej bądź w elektronicznej specjalnym cyber-sejfie – w dobrze zabezpieczonej chmurze.